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Text File  |  1987-11-21  |  5KB  |  127 lines
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  7.  
  8.                   JHB Software - Entrepreneurial Series
  9.  
  10.                        INVOICING SYSTEM HELP SHEET
  11.  
  12. The  invoicing system provides easy  and accurate invoicing.  The  user
  13. has  online access  to a  database of  client information  and  product
  14. specifications.   This  improves  both  the  speed  and   accuracy   of
  15. processing  orders.  The files containing  the invoice data are  output
  16. after  printout of the  invoices and these  data available for  further
  17. accounting  analysis.  The system establishes both a 'paper'  trail and
  18. automatically creates backup on a floppy disk.  The user can invoice 1)
  19. products, 2) services, 3) credit memo's and 4) time charges.
  20.  
  21.  
  22.  
  23. STARTING UP
  24.  
  25. The  user  will  find in  the  ESINVC01.ARC  archive file  the  program
  26. INVSTART.EXE.    This  program  creates  several   files  essential  to
  27. operating  the  invoicing  system.  The  user  needs  two  drives,  two
  28. floppy's or one floppy and a hard disk.  The user needs to have a blank
  29. formatted  disk for backup files  in the designated backup  disk drive.
  30. Put  the INVSTART.EXE  program on  the disk  drive which  will  contain
  31. primary  file storage and the  invoicing programs.  The user  then runs
  32. the program by entering INVSTART.
  33.  
  34. The  program prompts the  user by a  series of steps  which set up  the
  35. support  files  INVDATA, INVCMP.RSC  and  INVSPEC.RSC.  The  small file
  36. BACKFLAG  is put on the backup disk.  This file MUST be on the disk for
  37. the  invoicing program to run.   The prompts input of  printer spec.'s,
  38. company information and the configuration of the user's disks.
  39.  
  40. When the user completes the installation procedure, the user  needs  to
  41. create required CLIENTS and STOCK files.  These files are not essential
  42. in  the actual  operations and  require only  one item.   Run both  the
  43. CLIENT.EXE  and  INVENTRY.EXE  programs before  using  the  INVOICE.EXE
  44. program.
  45.  
  46.  
  47.  
  48. CLIENT.EXE AND INVENTRY.EXE PROGRAMS
  49.  
  50. These  programs  setup  a databases  of  clients  and products.   These
  51. databases provides data which speeds the processing of  invoices.   The
  52. invoice program uses the client information to label the  invoice  with
  53. an address, determine if an account is taxable and provide discounts on
  54. an  individual  account  basis.   The  program  applies   the   product
  55. information  to determine price, discounts, taxes and shipping charges.
  56. The invoice program checks for these files before running any invoices.
  57. The  user  runs these  programs by following  the onscreen prompts  and
  58. menus.
  59.  
  60. The  only  eccentric feature  is when inputting  a data item  the first
  61. character  cannot  be  backspaced out.   The  user  simply  enters  the
  62. incorrect  entry and  then cursors  back to  the entry  and enters  the
  63. correct information.
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  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75. INVOICE.EXE PROGRAM
  76.  
  77. The invoice program prepares the invoice, prints the  invoice,  creates
  78. an  invoice record  file and  prints user  specified  multiple  copies.
  79. Process  additional  invoices  and the  invoice  numbers  automatically
  80. increment.
  81.  
  82. Client information can be input from a file by number.  If  the  number
  83. is  not readily remembered, then display a menu of the client database.
  84. If  all the  input invoice  are for  a single  client,  then  the  user
  85. specifies the condition at the start of the run.  This saves  the  time
  86. of  inputting the  information for  every invoice.   The user  has  the
  87. option of specifying the client data from the keyboard.  This data does
  88. not  transmit to the CLIENTS  database and must be  input again on  the
  89. next run or even invoice.
  90.  
  91. Product  information can be input from a file by number.  If the number
  92. is not readily recalled, then display a menu of the  product  database.
  93. Product information, input from the keyboard, does not updated  to  the
  94. STOCK database and is input again for each entry.
  95.  
  96. The  client and product data files must be in the same directory as the
  97. invoicing  program.  A backup disk with the BACKFLAG file is put in the
  98. backup  floppy disk  drive.  Invoice  files are  put on  both the  same
  99. directory as the program and data files and the backup disk.
  100.  
  101. Time  charges for services can also be input for invoicing but there is
  102. no  database support for this  option.  There are input  aids, prompted
  103. onscreen, to speed time charge inputs.
  104.  
  105. The  program records data concerning  the invoice in the  INVDATA file.
  106. This  file provides a record of the invoicing activity even if the user
  107. later deletes an invoice file.  This provides a 'paper' trail.
  108.  
  109.  
  110.  
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